Dengan kemajuan teknologi kini menjadi lebih praktis tentunya ada kelebihan dan kekurangan tersendiri. Dan kita harus memanfaatkan dengan maksimal suatu kemajuan apa yang sedang on fire saat ini kalau tidak ingin terlindas jaman. Untuk membuat suatu sistem atau aplikasi di butuhkan skill yang mumpuni agar lebih cepat menangani apabila terjadi kedala di lapangan dan tidak terbebani. Apa lagi mempunyai klien atau pengguna yang sangat banyak maka dibutuhkan kecepatan dalam menangani masalah tersebut.
- Buka browser anda chrome atau firefox dan masuk ke halaman Login
A. Permintaan Nomor Surat
- Setelah login pilih menu yang diiginkan di menu Persuratan=>Eskpedisi menu ini digunakan untuk melakukan permintaan nomor surat keluar oleh masing-masing unit kerja.
- Masukan tanggal surat ditandatangani berserta Perihal Surat. Setelah itu tekan tombol "Buat Nomor Surat Baru".
- Setelah perihal surat di buat akan muncul daftar surat baru dibawahnya berserta Nomor Suratnya
- Nomor surat akan di verifikasi oleh operator TU.
B. Permintaan Nomor Surat Mundur
Menu ini digunakan untuk melakukan permintaan nomor surat mundur di tanggal-tanggal tertentu.
- Ketik perihal surat yang di cari lewat kolom Perihal kemudian klik tombol "Tampilkan" untuk langsung menampilkan semua surat keluar. List surat akan muncul di kolom bawah. Surat yang belum di verifikasi akan berwarna merah sedangkan surat yang sudah di verifikasi berwarna sebaliknya.
- Tekan tombol ikon "Pena" atau tulis untuk mengedit surat, atau tekan tombol hapus atau ikon "trash" untuk menghapus atau delete surat.
C. Registrasi Surat Masuk
- Tekan tombol "Registrasi Surat Masuk"
- Isi form data yang dibutuhkan untuk Registrasi Surat Masuk dan upload hasil scan dokumen/surat.
- Contoh pengisian Registrasi Surat Masuk
- Upload file hasil scan dokumen/surat
D. Registrasi Surat Keluar
E. Kotak Surat Masuk
Menampilkan semua surat masuk yang ditujukan kepada yang bersangkutan
- Tampilan Kotak Masuk/Inbox berdasarkan Data User Login
- Penerima surat akan menerima email yang berisi seperti tampilan di atas, pada isi email tersebut klik Link Staffs-Office selanjutnya akan terbuka jendela browser baru yang akan mengarah ke tampilan berikut :
a. Status Progress menunjukan tindakan yang dapat kita lakukan
b. Tombol Proses akan mengeksekusi perintah dari status menu Progress yang kita pilih
- Di atas ada menu File Surat untuk melihat surat yang di kirimkan/dilampirkan ke alamat email.
- Menu status Progress yang dapat kita pilih.
- Sebagai contoh kita memilih Disposisi Tapilannya akan sebagai berikut
- Selanjutnya pilih Jenis Disposisi yang di butuhkan
- Berikutnya mengisi Keterangan Disposisi (optional) dan memilih Kelompok Pencarian untuk tujuan disposisi
- Contoh pilih Direktorat Teknologi dan Sistem Informasi lalu pilih Jabatan/Bagian yang di tuju
- Sebagai contoh jika memilih SOTK kemudian akan muncul pilihan Unit Kerja/Bagian/Sub Bagian tujuan dalam Universitas Padjadjaran
- Setelah memilih Jabatan/Bagian yang di tuju, klik tombol "Tambah Penerima"
- Berikutnya akan muncul nama-nama dari jabatan penerima yang akan menjadi tujuan.
a. Jika kita hanya akan memilih salah satu nama, maka bisa klik tombol Hapus untuk penerima yang tidak harus menerima surat. Jika akan mengirimkan surat kepada semuanya, maka bagian ini bisa dibiarkan saja.
b. Apabila nama-nama dan semuanya telah sesuai, silahkan klik tombol "Proses"
- Apabila berhasil maka akan muncul tampilan pesan seperti ini
Nah sob diatas salah satu contoh e-office unpad dan dengan adanya e office ini proses pelayanan akan semakin cepat harusnya hemat waktu dan biaya bayangkan beberapa tahun kebelakang masih menggunakan kertas untuk surat menyurat. Paling tidak dengan adanya e-office ini kita bisa menghemat kertas alias go green cie cie bahasa inggris..dan tentunya agar bisa lebih baik lagi.
Belum ada tanggapan untuk "Panduan Siat E-Office Unpad"
Posting Komentar